Mobiltelefonok használati szabályzata (minta)

A céges mobilszámlák elszámolásának alapvető kelléke a cégen belüli mobiltelefon használati szabályzat. Ennek létrehozásához próbálunk segíteni azzal, hogy felsoroljuk a legfontosabb részeket, melyeknek érdemes szerepeltetni benne. Természetesen a cégek számos egyedi feltételt megfogalmazhatnak, hiszen eltérő módon kezelhetik a dolgozók és hozzátartozóik telefonszámláinak kezelését. Lehet, hogy mindent fizet a cég, lehet, hogy csak adott összegig fizeti cég a számlát, lehet, hogy a cég által elért kedvezményes lehetőségeket kiterjesztik a dolgozók hozzátartozóira is. Ez a minta alapot nyújt a szabályzat kidolgozására, ami ha elkészült, segítség lehet az egységes kezelésben és egy esetleges ellenőrzés során a jogszabályi megfelelőség alátámasztásában.

Általános rendelkezések

A szabályzat célja, hogy meghatározza a cég mobiltelefonjainak használati módját és feltételeit, megteremtse az ügyintézés érdekében az azonosíthatóság követelményét, valamint elősegítse a telefonköltségek csökkentését.

A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed:
- a cég tulajdonában, használatában lévő mobiltelefonokra, valamint
- azokra a mobiltelefonokra, amelyek a cég flottacsomagja keretében üzemelnek, de azokat magánszemélyek vásárolták meg (az Ő tulajdonukat képező), de a szolgáltatással kapcsolatos díjakat a szolgáltató a cég felé számláza.

A szabályzat személyi hatálya kiterjed a cég bármilyen jogviszonyban foglalkoztatott dolgozójára, továbbá a flottacsomag keretében üzemelő mobiltelefonokat használó személyekre. A telefonok használatára a cég működése, feladatellátása érdekében kerülhet sor, azonban indokolt esetben magáncélú beszélgetésre is igénybe vehetőek, de ebben az esetben a lentebb szabályozott módon kell eljárni.

Mobiltelefon készülékek használatának szabályai

A cég a dolgozó munkaköréhez tartozóan, vagy egyéni mérlegelés alapján biztosíthat mobiltelefon készüléket a dolgozóinak. Az ezzel kapcsolatos igényt a dolgozónak kell benyújtania a szervezeti egységének vezetőjéhez, aki arról mérlegelési jogkörében dönt.

A mobiltelefon használatra jogosult személyek a telefonkészüléket és a hozzájuk tartozó egyéb eszközöket (tartozékokat) személyes használatra veszik át, azért teljes anyagi felelősséggel tartoznak.

A mobiltelefon átadását, és későbbi visszavételét átadás-átvételi jegyzőkönyv használatával kell dokumentálni. A használhatatlanná, javíthatatlanná vélt készülékeket minden esetben vissza kell szolgáltatni a cég részére.

Azon munkatársak, akik telefonkészülékre jogosultak, a jogviszonyuk megszűnésekor, vagy a készülék leselejtezésekor, a felesleges vagyontárgyak selejtezésére vonatkozó szabályok szerint a készüléket megvásárolhatják.

Akinek a személyes használatra átvett mobiltelefon készüléke és/vagy SIM kártyája elvész, vagy megsemmisül, köteles a pótlás teljes költségét a cég részére megtéríteni.

A cégnél a mobiltelefon használtra jogosultak körét (személyét), a használt telefon típusát és hívószámát, valamint a mobiltelefonon felmerült költségből az adott szervezeti egységet havonta terhelő összeg mértékét a pénzügyi osztálynak kell nyilvántartania.

A munkatárs jogviszonyának megszűnése esetén a hűségidő lejártáig jogosult az előfizetés használatára a fizetési kötelezettség fenntartása mellett. Adott költségviselő által biztosított havi kedvezményes keret összeg a jogviszony megszűnésének napjával arányosan megszűnik.

Fenti rendelkezések nem vonatkoznak azokra a készülékekre, melyeket a dolgozók a cégen keresztül a szolgáltatónak megfizettek. Ezek a készülékek a dolgozó tulajdonában vannak. Azonban az ilyen készülékvásárlások is csak a cég engedélyével történhetnek, különösen akkor, ha a készülékvásárlás a cég számára szolgáltató által biztosított kedvezményes áron történik, illetve ha a vásárlásnak hűségidő vonzata van.

SIM kártyák használatának szabályai

A céges flottához tartozó SIM kártyával (a továbbiakban: SIM kártya) történő mobiltelefon használat esetén a SIM kártya a cég tulajdonában van.

A cég lehetőséget biztosít a dolgozók részére, hogy családtagjaik, hozzátartozóik részére a cég által kialkudott kedvezményes előfizetéseket rendeljenek. Ezek a hozzátartozói előfizetések. A dolgozók önkéntesen élhetnek a hozzátartozói előfizetés lehetőségével, azzal a feltétellel, hogy a használathoz kapcsolódó hűségidő a cég által közölt hűségidővel azonos, és ezalatt az előfizetést nem szüntetik meg.

A SIM kártyához tartozó előfizetéssel kapcsolatban, legyen az dolgozói vagy hozzátartozói előfizetés, bármilyen ügyintézést, vagy kötelezettségvállalást kizárólag a cég tehet.

A mobil-előfizetés használatra jogosult dolgozó a használathoz kapcsolódó, jelen szabályzat szerinti kötelezettséget, semmilyen körülmények között nem háríthatja át hozzátartozójára; a hozzátartozói előfizetésért teljes körben, saját személyében felel, az általános szabályok szerint.

A cég tulajdonában lévő SIM kártyák költségeinek kimutatása és megtérítése

A cég mobiltelefon számlák adatait tételesen nyilvántartja. A kimutatás alapján a költségek szolgáltatás típusok és előfizetői számok szerint is kereshetők és összesíthetők. Ez adja az alapján a költségek elszámolásának és esetleges dolgozói megtérítésének.

A hozzátartozói előfizetésekhez kapcsolódó költségek teljes mértékben a dolgozót érintik. A hozzátartozói előfizetés telefonszámláját a cég külön vizsgálat nélkül, teljes összegben tovább számlázza a dolgozó felé az eredeti szolgáltatói számla megkapását követően. Ezeket a költségeket a dolgozó köteles megfizetni.

A cég munkakőrtől függően havi értékhatárokat állapíthat meg a dolgozókra eső mobiltelefonálás költségeire, melyek túllépése esetén a különbözet a dolgozót terheli. A különbözetet havonta, alacsony összegek esetén külön meghatározott időszakonként összesítve kell megfizetni.

Értékhatártól függetlenül a dolgozók telefonszámláiból az alábbiak teljes mértékben a dolgozót terhelik:

• emeltdíjas SMS, MMS indítás és fogadás (Előfizetések, internet csomagok, beszéd és SMS, és sajnos az adományvonal is)
• mobil parkolás (kivéve igazolt hivatalai út esetén)
• autópálya használati díj (kivéve igazolt hivatalai út esetén)
• adományvonal hívás
• szerencsejáték feladás
• külföldi mobilhálózatból történő telefonhívás indítása (kivéve igazolt hivatalai út esetén)
• külföldi mobil, vagy vezetékes hálózatba történő telefonhívás indítása (kivéve igazolt hivatalai cél esetén)
• vásárlások mobilszámla terhére
• piactér vásárlások (creditek, játékok, alkalmazások)

És a szabályzat betartásához használható Telefonlista egy kényelmes, könnyen kezelhető program

Böngészőben fut, és telepítést nem igényel. A kívánt funkciók egymás mellett nyílnak meg a munkaterület különböző fülein. A megjelenő listákat az Excel táblázataihoz hasonlóan kezelheted. Egy kattintással sorrendeket állíthatsz be, szűrhetsz az oszlopok tartalmára, vagy akár átrendezheted őket.
Belépés után az első megjelenő tartalom egy gyors áttekintő a Telefonlistában tárolt adatokról. Ezeket táblázatban és grafikonon is láthatod.

Telefonlista árak

A rendszer használatának díja a nyilvántartott telefonszámok és készülékek számától függ. Ennek oka, hogy a teljes nyilvántartást mi biztosítjuk számodra. Érthető módon, ha több telefonszám adatait tárolod, akkor nekünk is több erőforrást kell biztosítanunk számodra. Az árak ÁFA nélkül kerültek megadásra és havonta értendők.

Kapcsolat

DUNAHOLDING Informatikai Stúdió Kft.

1083 Budapest, Füvészkert utca 8.
Tel.: +36-30-436-8194
Web: www.dis.hu Email: info@dis.hu
Adószám: 10899090-2-42
Cégjegyzék szám: 01-09-269307